Los 8 Mitos más Comunes sobre Firmas Electrónicas
Ninguno de estos conceptos erróneos sobre la firma de propuestas en línea es correcto. Pero creer en ellos podría perjudicar la tasa de cierre de su equipo de ventas. Desde dispositivos móviles hasta múltiples firmantes y herramientas de firma electrónica gratuitas, esta es la verdad sobre cómo funcionan las firmas electrónicas para brindarle a su equipo de ventas más control y conocimiento del proceso de cierre.
La mayoría de la gente piensa que las firmas electrónicas solo tienen que ver con la velocidad y la conveniencia. Pero les contaré un secreto: los beneficios reales de firmar documentos en línea son en realidad el control y la visibilidad.
Hablemos de por qué y cómo, los mitos y la verdad completa sobre las firmas electrónicas.
Mito #1: Las firmas electrónicas no son legalmente vinculantes.
Una firma electrónica recopila datos para garantizar la identidad de la persona que firma y también captura la intención legal de firmar un documento. La firma en sí puede ser tan simple como marcar una casilla, escribir o dibujar su firma, o incluso una autorización verbal. La marca que realiza es la información que protege su documento y certifica que ha sido firmado.
Entonces, ¿qué hace que una firma electrónica sea legalmente vinculante? En la mayoría de las jurisdicciones, una firma electrónica necesita tres cosas:
- Identificadores únicos que vinculan a un signatario con su firma.
- El signatario debe tener el control exclusivo sobre esos identificadores.
- El sistema de firma electrónica debe poder identificar si algún dato adjunto ha cambiado después de la firma. Si los datos adjuntos han cambiado, las firmas deben anularse.
Mito #2: No puede realizar un seguimiento de las firmas electrónicas.
¿Cómo sabe quién firmó qué y cuándo? ¿Y ese seguimiento se mantendrá si se desafía? En resumen, sí. El seguimiento de firmas electrónicas puede tener algunos nombres diferentes, incluido un certificado de firma electrónica o una pista de auditoría de documentos, pero el propósito de este seguimiento es mostrar el historial de firmas del documento.
Mito #3: Las firmas electrónicas no son seguras.
Para conocer las características de seguridad de las herramientas de firma electrónica, consulte los mitos 1 y 2 anteriores. Cuando las personas dicen que las firmas electrónicas no son seguras, lo que suelen decir es: "¿Cuándo es válida una firma electrónica?"
Cuando esté firmando, poniendo sus iniciales y fechando una propuesta impresa, será bastante obvio si se realizan ediciones o enmiendas después del hecho. Pero, ¿qué sucede si una propuesta se firma con firmas electrónicas y luego alguien de cualquier lado hace un cambio en el documento? Por lo general si se requieren modificaciones en una propuesta que ya ha sido firmada, las firmas existentes se eliminan y todos los signatarios deben volver a firmar la propuesta enmendada.
Mito #4: no puede tener más de un signatario por documento por cara.
En la actualidad, un comité de compras típico consta de al menos seis o siete personas. Ahora, ¿cuál de esa media docena de prospectos va a aprobar su propuesta? En muchos casos, más de una persona del lado del cliente necesitará firmar. Por suerte, muchas herramientas modernas de firma electrónica se han adaptado a esta realidad actual.
Mito #5: las herramientas de firma electrónica no le permiten contrafirmar.
Muchas herramientas de firma electrónica están configuradas para la situación tradicional de aprobación de propuestas. Un representante de ventas agrega cuadros de firma al documento de propuesta y lo envía a su cliente. El cliente firma y luego el vendedor firma para completar el trato.
¿Qué pasa si su representante de ventas quiere firmar el documento primero y luego enviarlo al cliente para su aprobación? Refrendar de esta manera no solo es una forma eficiente de firmar propuestas; descubrimos que cuando los clientes de firman sus propuestas antes de enviarlas, en realidad aumentan las tasas de cierre en un 12%.
Mito #6: siempre es necesario saber exactamente quién autorizará el uso de firmas electrónicas.
Su representante de ventas ha estado trabajando con un campeón en el lado de los posibles clientes. Están vendidos al 110% en su solución y están listos para obtener la aprobación de la propuesta que envió su vendedor.
Lo que no está tan claro es quién firmará realmente en la línea punteada. Su campeón debe llevarlo hasta el organigrama de la oficina, pero exactamente en qué escritorio finalmente "aterrizará" está en el aire. Supongo que no puede usar una firma electrónica en este caso, entonces...
A menos que utilice una herramienta de firma electrónica que admita firmas no asignadas.
Las firmas sin asignar le permiten obtener la firma electrónica que necesita sin necesidad de todos los detalles del signatario por adelantado. Esta función funciona en casos como el anterior en el que la persona a la que le envía la propuesta no tiene autoridad para firmar. También es ideal para esos momentos en los que presenta la propuesta a un comité de compras pero solo necesita que uno de ellos (¡cualquiera!) La firme.
Mito #7: no se pueden utilizar firmas electrónicas en dispositivos móviles.
Los negocios hoy ocurren dondequiera que estén los empresarios. Esta flexibilidad es importante ya que nuestros datos muestran que una de cada cuatro propuestas se visualiza en un dispositivo móvil o tableta.
Si sus clientes no pueden firmar su propuesta justo cuando la ven, es posible que esté desacelerando o perdiendo acuerdos por completo. Por lo tanto, usar una herramienta de firma electrónica significa que sus prospectos pueden firmar usando cualquier dispositivo que elijan (móvil, tableta o computadora de escritorio) mientras usted y su equipo aún tienen todas las características y funcionalidades.
Mito #8: Las firmas con papel y lápiz siguen siendo la mejor manera de conseguir que las propuestas se firmen.
No, cuando nos sumergimos en la base de datos de más de dos millones de propuestas, encontramos que las propuestas con firmas electrónicas tienen 3.4 veces más probabilidades de cerrarse y un 32% más rápido.
Además, hay una lista completa de beneficios secundarios que brindan las firmas electrónicas, que incluyen:
- Copia de seguridad segura de documentos digitales.
- Reducción del impacto medioambiental al imprimir menos documentos.
- Menos tiempo dedicado a tareas administrativas relacionadas con documentos, como buscar y archivar documentos.
Conclusion
¿Qué es lo siguiente? Si no está utilizando una herramienta de firma electrónica, ahora es el momento de implementar una en su proceso de propuesta.
Si ya está usando uno, tómese un tiempo para evaluarlo y buscar señales. ¿Qué tan fácil es de usar tanto para su equipo de ventas como para sus clientes? ¿Tiene todas las características y capacidades que se describió anteriormente? ¿Podría ser trabajar más duro para su equipo y brindarle algo más que velocidad y conveniencia?
Articulo basado en el blog de Proposify.com por Lauren d'Entremont Blog Manager de Proposify.
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