Hay una "caja negra" en su proceso de ventas. A continuación, le indicamos cómo eliminarlo
No enviaría clientes potenciales a través de su sitio de marketing sin seguimiento y análisis, ¿verdad? Entonces, ¿por qué todavía no sabe qué sucede en su proceso de ventas después de que sus representantes envían una propuesta?
Sabe que tener datos útiles es fundamental para tomar las decisiones correctas para su equipo de ventas.
La mayoría de las organizaciones se centran en la parte superior del embudo de ventas. En 2017, las empresas gastaron más de $ 457 mil millones en servicios de marketing, y se espera que el mercado de software de automatización de marketing crezca a $ 14.15 mil millones para 2024.
Pero, ¿no es gracioso cómo las organizaciones miden y optimizan cada parte del proceso de ventas, excepto la más crítica: justo antes de que un cliente potencial acceda a comprar y entregue su dinero?
Así es, me refiero a la humilde propuesta, ese documento que envías para cerrar un trato.
Algunos los llaman acuerdos o contratos, pero como sea que lo nombre, la mayoría de los prospectos esperan recibir un documento que describe los costos, el alcance y los términos. No solo eso, sino que las propuestas también son una oportunidad para reforzar el valor que ha estado comunicando a lo largo del ciclo de ventas y pueden ayudar a persuadir a todas las partes interesadas involucradas en la decisión de compra.
Prácticamente todas las organizaciones de ventas utilizan las propuestas y, sin embargo, reciben muy poco respeto.
¿Porqué es eso?
Bueno, primero, veamos cómo funciona el proceso de propuesta en la mayoría de los equipos de ventas.
Una historia de ventas triste pero verdadera
Una vez me enviaron un correo electrónico sobre un problema que había estado tratando de resolver durante mucho tiempo.
Fui para programar una demostración y al final de la misma, estaba prácticamente comiendo de la mano del representante.
Esto es lo que me dice mi representante de ventas a continuación:
"Claro, te enviaré un contrato para que lo mires. Nuestro equipo de operaciones las envía, así que haré que Janice te envíe un correo electrónico durante los próximos días ".
Parecía un poco torpe, pero seguro.
Pasan un par de días, luego el fin de semana. Luego el lunes. Luego el martes. Mi problema sigue siendo mantenerme despierto, así que le envío un correo electrónico a mi representante. Él responde con: “Oh, lo siento, ya deberías haber recibido eso. Déjame ir a hablar con Janice y preguntarle qué pasa ".
Un día después, recibí un acuerdo de DocuSign en mi bandeja de entrada de un nombre que no reconozco. ¿Quién es Janice de nuevo?
Ahora mi representante es el que me sigue: “Oye, Kyle, ¿me pregunto si ese contrato ya se cumplió? ¿Tuviste la oportunidad de volver a leerlo? "
Finalmente abro el documento y encuentro un contrato DocuSign extenso y de apariencia contractual con muchas letras pequeñas y casillas de verificación para que lo firme. No comunica el valor, no me muestra cómo resolverá mi problema y no describe un precio simple y claro. Abrumado, cierro el documento. No tengo tiempo para esto.
¿Qué salió mal?
Estoy seguro de que puedes separar muchas cosas, pero también apuesto a que ahora estás pensando en cómo tus representantes pueden estar cayendo en algunas de las mismas trampas.
¿Cómo es realmente su proceso de propuesta?
Si es usted como muchas organizaciones de ventas, el proceso de propuesta es el siguiente:
- Abra el correo electrónico o la unidad compartida y busque la última propuesta enviada.
- Duplica un documento de Word o Powerpoint.
- Date cuenta de que falta contenido y busca un poco más.
- Finalmente, encuentre algunos documentos más con contenido similar, sin saber realmente cuál es el más actualizado.
- Adivina uno y corta y pega.
- El formato ha cambiado, así que dedique una hora a reajustar y encontrar las fuentes, los tamaños de fuente y los colores correctos.
- Busque precios en Salesforce e introdúzcalos manualmente en Word.
- Busque y reemplace el nombre de la empresa.
- Finalmente, exporte como PDF, adjúntelo a un correo electrónico y pase al siguiente cliente potencial.
Estoy seguro de que al leer pensaste: Esto no está bien.
¡Pero eso es lo que prácticamente todo el mundo hace!
Así es como el proceso de propuesta de la mayoría de las empresas termina pareciéndose a esto:
Este enfoque es propenso a todo tipo de errores costosos:
- Errores en el precio (¿Se olvidaron de escribir un cero?)
- Errores de ortografía (¿Quién es [EMPRESA]?)
- Inconsistencia en la marca
- Inconsistencia en el contenido (¿Por qué usamos un estudio de caso de hace cinco años?)
- Esto hace que su empresa parezca poco profesional. En el mejor de los casos, el cliente potencial piensa que no tiene todas sus cosas juntas. En el peor de los casos, puede costarle el trato.
Ingrese la propuesta "caja negra"
Digamos que su representante finalmente envía una propuesta a su cliente potencial. Entonces, ¿qué pasa después?
Su representante hace su secuencia de seguimiento habitual: “Oye, me pregunto si tienes la oportunidad de leer la propuesta que te envié la semana pasada. Avísame si quieres participar en una llamada ".
Dado que su equipo envía un PDF, sus representantes están volando a ciegas aquí. Ellos (¡y usted!) No tienen visibilidad de cómo el cliente potencial interactuó con él. Es posible que pueda ver si abrieron el correo electrónico o tal vez incluso el documento, pero eso no le dice mucho.
Aún no conoce detalles clave como:
- ¿Lo leyó el cliente potencial?
- ¿Simplemente pasaron a la fijación de precios?
- ¿Lo abrieron durante 10 segundos y luego lo cerraron porque estaban confundidos?
- ¿Volvieron a él varias veces?
- ¿Se lo reenviaron a un colega?
Todo es una caja negra. No tiene idea de cómo interactúa el cliente potencial con la propuesta.
No sabes lo que no sabes
Tuviste suerte y tu prospecto leyó la propuesta. ¿De qué más estás todavía en la oscuridad?
Supongamos que su representante de ventas tiene que realizar cambios en el documento. El cliente potencial ha solicitado un descuento. ¿Este representante puede descontar? ¿Por cuanto? Ah, y el cliente potencial quiere hacer pagos trimestrales y desea pagar con cheque. ¿Puede el representante seguir adelante y realizar esos cambios en los términos y condiciones del trato?
Ahora el representante está involucrado en un juego de negociaciones de ida y vuelta, y puede que estén siguiendo un proceso de aprobación o no. Algunos representantes de ventas deshonestos podrían estar haciendo cambios en los precios y los términos solo para cerrar el trato, a pesar de que son malos acuerdos que dejan dinero sobre la mesa y encierran a su empresa en contratos a largo plazo.
Es un gran dolor de cabeza.
Retomando su proceso de propuesta
Cuando lo ve escrito con detalles angustiosos como este, probablemente piense que es una locura que todavía estemos haciendo cosas como esta en el siglo XXI.
Todas las actividades y demostraciones de generación de leads no marcan la diferencia si las ofertas se estancan durante la mitad posterior del ciclo de ventas. Un proceso de cierre impredecible le está costando dólares reales en acuerdos perdidos, acuerdos retrasados o simplemente malos acuerdos.
Está bien, pero ¿qué puedes hacer al respecto?
Hay dos elementos clave que necesita: control y visibilidad.
Control
Sus representantes se están volviendo locos por las calles en la parte más crucial del proceso de ventas.
Desea facilitar a los representantes el envío de propuestas profesionales, precisas y de marca con contenido, precios y términos consistentes, y sin un montón de copiado y pegado desordenado o entrada manual que consume mucho tiempo.
Y, francamente, ¿no sería mejor para todos?
Es mejor para los representantes que pueden dedicar más tiempo a hablar con los clientes potenciales y menos a tratar de averiguar qué altura de línea va mejor con la fuente Georgia de 12 píxeles.
Es mejor para los clientes potenciales que pueden resolver su problema más rápido.
Y es realmente mejor para los líderes de ventas como usted, que pueden ejecutar ciclos más ajustados y predecibles y aumentar el tamaño de sus acuerdos.
Visibilidad
Un proceso más estricto significa una mejor visibilidad de dónde se estancan las ofertas y qué contenido se lee y qué no, para que pueda optimizarlo. Está eliminando la caja negra de su proceso de cierre.
Solo piense: no enviaría clientes potenciales a un sitio de marketing sin análisis, entonces, ¿por qué enviaría clientes potenciales a una propuesta sin supervisión e informes avanzados?
Bien, entonces, ¿cómo solucionamos esto?
Para tener control sobre el proceso y enviar documentos consistentes y sin errores, necesita tres cosas:
- Un documento de propuesta con plantilla de marca.
- Un flujo de trabajo de creación de propuestas que realmente funciona.
- Una forma de obtener información sobre lo que está sucediendo con sus propuestas una vez que su equipo las envía.
1. Una plantilla de documento moderna y profesional
Debe hacer que su equipo de marketing o los expertos contratados creen una plantilla de marca bien diseñada y bien redactada que haga que los prospectos se detengan en seco.
Pero más que un documento de excelente apariencia, su propuesta también debe ser moderna en la forma en que se presenta. Debe estar basado en la web e interactivo. ¿Por qué?
- El 25% de los clientes potenciales primero interactúa con una propuesta de SaaS en un dispositivo móvil.
- Las propuestas de SaaS con precios interactivos tienen un 173% más de probabilidades de cerrarse que las propuestas con precios estáticos.
- Agregar video a su propuesta mejora la tasa de cierre en un 41%.
- Las propuestas con formularios se cierran un 65% más rápido que las que no lo tienen.
- Las propuestas con firmas electrónicas tienen 2,5 veces más probabilidades de cerrarse que las que no las tienen.
- El uso de una integración de pago para asegurar los depósitos aumenta las tasas de cierre en un 44%.
Apegarse a Word y PDF es una oportunidad perdida para realmente involucrar y convertir prospectos en compradores.
2. Un flujo de trabajo de creación de propuestas sólido
Una estrategia de plantilla garantiza que los representantes no tengan que empezar desde cero cada vez, ya que tienen un punto de partida establecido con marcadores de posición y secciones predefinidas para completar.
También significa que los documentos son consistentes. Puede realizar ediciones universales y saber que todas las propuestas futuras se crearán utilizando la versión más actualizada.
¿Qué implica este tipo de control?
- Todos los datos del CRM (información de contacto, precios, fechas, etc.) deben mapearse automáticamente en los documentos para que no haya una entrada manual.
- Debe utilizar una estrategia de gestión de contenido para que los representantes puedan encontrar fragmentos modulares de texto, imágenes y precios que puedan arrastrar y soltar en un documento.
- Permisos granulares para que los representantes puedan usar (pero no editar) ciertas secciones del documento y no estropear la marca.
- Un flujo de trabajo guiado para que los representantes que suelen ser deshonestos necesiten aprobación antes de enviar.
3. Perspectivas y métricas de la propuesta
¿Sabía que el 55% de las propuestas de SaaS se crean y envían en 30 minutos y que, en promedio, las propuestas ganadoras se ven 2,5 veces antes de firmarlas?
Probablemente no, porque su proceso actual probablemente no sea medible. No puede administrar lo que no mide. Y no puede optimizar nada si no tiene los datos, como:
- ¿El cliente potencial aún no ha abierto la propuesta? Eso debería activar automáticamente un correo electrónico de recordatorio del representante.
- ¿El cliente potencial está leyendo la propuesta en este momento? Esa es una gran oportunidad para que el representante se acerque mientras es lo más importante.
- ¿Cuánto tiempo gastan los prospectos en cada sección de su propuesta? Debe comprender cómo interactúan los prospectos con sus propuestas y averiguar qué podría costarle un cierre más rápido.
¿Puede lograr esto con su software de status-quo?
Word, Box, DocuSign, CPQ: todo excelente para lo que hacen. Pero no son suficientes para abordar los problemas de la propuesta que describí anteriormente.
Necesita un software especializado que le brinde un control más estricto y una mayor visibilidad de su proceso de cierre.
Articulo basado en el blog de Proposify.com por Kyle Racki CEO & Co-Founder de Proposify.
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